Een veelvoorkomend probleem in productiebedrijven is dat de werkvloer te vol staat met onderhanden werk. Ik heb zelfs meegemaakt dat ik nauwelijks kon manoeuvreren van de ene naar de andere kant van de werkvloer! Logischerwijs komt dit de productiviteit niet ten goede.
Zo publiceerde Manutan deze zomer een onderzoek met de conclusie dat een opgeruimde werkplek het aantal fouten vermindert. Ook verwijst dit onderzoek naar een ander onderzoek van de Universiteit van Navarra in Spanje. Een rommelige werkplek vergroot het aantal fouten. Zelfs als de werknemer buitengewoon precies is. Het onderzoek was met 80 mensen relatief klein, maar de resultaten overduidelijk. De deelnemers moesten een lijst data overtypen, in zowel een nette als een rommelige omgeving. In de rommelige omgeving werden meer fouten gemaakt, door zowel de mensen die uit een andere test als nauwkeurig waren gekomen, als de mensen die in die test als minder nauwkeurig uit de bus kwamen. Omgekeerd bleek hetzelfde effect ook te werken: in de opgeruimde omgeving presteerden de mensen die niet nauwkeurig waren beter. Een opgeruimde werkplek zorgt overduidelijk voor minder fouten en dus minder kosten.
Voedingsbodem voor chaos
In de fabriek creëert een onopgeruimde werkvloer een voedingsbodem voor chaos. Dat leidt op zijn beurt tot een negatieve doorlooptijdspiraal; de neiging gaat ontstaan om nog meer werk te starten waardoor het probleem steeds groter wordt. Stel, er worden fouten gemaakt door een wat rommelige werkplek. Je levert daardoor te laat bij je klant die daarmee ontevreden is. De volgende keer dat die klant weer bij je bestelt denk je: ‘Deze order neem ik eerder in bewerking, zodat hij zeker op tijd klaar is.’ Er komt zo nog meer werk op de werkvloer. Daarbij komt het risico dat wanneer er in zo’n geval een spoedorder tussendoor komt, je denkt: ‘Ach, met die andere klus zijn we toch twee weken eerder begonnen, die kan ik best even half afgemaakt aan de kant zetten zodat die spoedorder eerst kan.’ Al die rondzwervende orders bij elkaar maken het erg onoverzichtelijk en onmogelijk om het productieproces te overzien. Ook voor een planner wordt het onmogelijk om zijn werk nog goed te doen. De chaos wordt alleen maar groter, de kosten rijzen de pan uit en op een zeker moment komen erg veel orders te laat. Dit is een vicieuze cirkel waar je uit wilt komen, zodat je weer grip op je orders hebt, je klanten hun bestellingen weer op tijd krijgen en je de kosten in de hand houdt.
Shift in denkwijze
De belangrijkste stap om daaruit te komen is een shift in denkwijze. Bestaande ideeën als: ‘hoe meer werk er op de werkvloer ligt, hoe meer er uit de fabriek komt’ of ‘als we zo vroeg mogelijk beginnen is het wel op tijd klaar’ of ‘die machine moet altijd lopen’ zijn bewezen contraproductief. Dat geldt ook voor: ‘hoe groter de order die we op de werkvloer brengen, hoe lager de productiekosten’. Vanuit dit traditionele kostengericht denken kan de chaos ontstaan die we willen voorkomen. Inzichten en methodes van QRM en Lean kunnen hierbij helpen. Deze resulteren in een opgeruimde werkvloer. De hoeveelheid onderhanden werk gaat omlaag. Niet langer is het nodig orders halverwege af te breken om een spoedklus op te pakken. Te grote orders worden opgeknipt in kleinere stukken. Er wordt zo veel mogelijk gewerkt aan orders die op dat moment relevant zijn. Hierdoor ontstaat er weer overzicht. De doorstroom (flow) van orders neemt toe, productiekosten worden lager en meer orders worden op tijd geleverd. Zo kom je uit die vicieuze cirkel van chaos en krijg je grip op je productie.
