Vorige week stond ik met PROPOS op een beurs in Eindhoven. Daar kwam iemand naar mij toe die zei: ,,Productieplanning is toch strijdig met QRM en Lean Manufacturing?”.
Precies over dat onderwerp was ik al van plan iets te schrijven dus dat kwam goed uit.
Productieplanning strijdig met Lean en QRM? Deze persoon heeft de diepste essentie, de diepste bedoeling van Lean en QRM wel goed begrepen. Die is strijdig met hoe wij gewend zijn tegen (productie)planning aan te kijken en strijdig met hoe ook traditionele planningssoftware met planning omgaat.
Om dat uit te leggen is het belangrijk om in gedachten te houden wat de doelen van Lean en QRM zijn, namelijk zo snel en goed mogelijk kunnen reageren op de vraag van klanten. Dat betekent om te beginnen op tijd leveren. Maar het betekent ook supersnel leveren en supersnel kunnen inspelen op wijzigingen die de klant vraagt. Dat lukt je alleen met zo min mogelijk (tussen)voorraden en dat lukt dan alleen weer als je zo laat mogelijk begint met produceren. Op die manier houd je de orderflow snel en kun je flexibel reageren op wijzigingen in de vraag van de klant.
Houd dit goed in gedachten want nu gaan we een stap verder. Of eigenlijk, we gaan een stap terug naar traditionele planningsmethoden.
Werk vs. beschikbare capaciteit
Wij zijn gewend te denken in een hoeveelheid werk en een beschikbare capaciteit. Wat wij al jaren proberen te doen is het beschikbare werk verdelen over de tijd zodat wij de beschikbare capaciteit zo goed mogelijk benutten en toch het werk op tijd af krijgen. Het is dus zo gegroeid dat wij capaciteit als een min of meer vaste waarde zijn gaan zien en de werkvoorraad als iets waarmee we moesten gaan schuiven. Met andere woorden, het beschikbare werk moest ingepland worden. Dat heeft voor heel veel ellende gezorgd.
Wat gaat er mis? Stel je bent planner en je gaat werk inplannen voor afdelingen. Die afdelingen hebben een bepaalde capaciteit per week. Het werk gaat van afdeling A naar B naar C naar D. Als je tijdens het plannen ziet dat je te weinig capaciteit hebt in een bepaalde week op afdeling D voor klus Y, ga je klus Y eerder laten starten zodat deze op afdeling D arriveert op een moment dat daar wel voldoende capaciteit is. Logisch toch? De werkzaamheden voor klus Y die in afdeling C moeten gebeuren, moet je dus ook eerder klaar hebben en de werkzaamheden op afdeling B en A dus ook. Door het schuiven met klus Y krijg je misschien wel weer teveel druk op afdeling B waardoor je die andere klus X die ook op afdeling B was gepland maar die eerder was binnengekomen en ook eerder moet worden geleverd, ook eerder gaat starten zodat die weer eerder op afdeling B komt als die wel capaciteit heeft. Je bent tenslotte planner dus dat is wat je doet. Probeer dit nu eens met 100 of 1000 klussen die op verschillende tijdstippen binnenkomen, over meerdere afdelingen gaan en verschillende levertijden hebben. Dat wordt een chaos en het is niet meer bij te houden als er klussen bijkomen en leverdatums verschuiven.
Gelukkig hebben we computers. De computer kan namelijk gemakkelijk van 1000 klussen uitrekenen hoe we die precies moeten inplannen. Dat heeft voor nog meer ellende gezorgd.
Nadelen oude manier van plannen
Er zijn namelijk twee heel grote nadelen aan werken op bovenstaande manier. Het eerste is dat direct blijkt dat de doorlooptijd van orders groter wordt. Je gaat werk eerder starten waardoor je flexibiliteit afneemt en orders langer onderweg zijn. Ook zijn er meer orders tegelijk in bewerking waardoor het geheel langzamer gaat lopen en de kans op fouten toeneemt. Een tweede probleem zijn de afhankelijkheden in de gemaakte planning, in combinatie met de onvoorspelbaarheid van de praktijk. De praktijk is altijd anders dan gedacht. Het hele kaartenhuis van deze zeer complex berekende planning stort al in op het moment dat de eerste klus net niet op tijd gestart wordt of net niet op tijd klaar is. Alle berekende afhankelijkheden kloppen namelijk niet meer. De planning wordt dan niet gehaald en de volgende keer wordt nog meer tijd ingeruimd voor het produceren dus nog eerder aan werk begonnen en de ellende neemt steeds verder toe. Dit noemen we de negatieve doorlooptijdspiraal. Alles dat wij wilden bereiken – op tijd leveren, supersnel leveren en de klant zo lang mogelijk de gelegenheid geven om wijzigingen door te voeren – raakt steeds verder weg.
Daarnaast kan ik nog noemen de frustratie waarvoor een dergelijke planning zorgt. Iemand moet deze planning maken en opleggen aan anderen. Die moeten de planning dan zien te halen. Dat lukt natuurlijk niet waardoor de planning continu moet worden bijgesteld. De planner krijgt de schuld of de producerende medewerkers krijgen de schuld. Een vervelende sfeer ontstaat en die draagt natuurlijk ook niet bij aan een betere productiviteit of kwaliteit.
Let wel, bovenstaand scenario is niet overdreven. Er zijn bedrijven die 6 weken nodig hebben om een order uit te leveren met netto 12 uren werk erin. En waarom duurt het leveren van mijn bankstel 3 maanden? Zit in mijn bankstel van € 1.800 continu werk voor meerdere personen en dat 3 maanden lang? Ik denk van niet.
Lean & QRM
Lean en QRM bieden oplossingen. We gaan alleen nog werken aan orders die nu echt moeten. We stoppen dus met het naar voren halen van werk. In plaats daarvan gaan we onze capaciteit flexibel maken. Onze mensen, machines en leveranciers gaan meebewegen met de vraag van de klanten. Zoals een dobber die heel natuurlijk meebeweegt op de golven van de zee. We gaan werken in QRM cellen met zelfsturende teams, we gaan werken aan crosstraining, we werken toe naar overlap in machines, we zoeken kwalitatief hoogstaande samenwerkingen met bedrijven die net zo flexibel zijn als wij. Via pull mechanismes sturen we werk alleen naar productiecellen waar het ook kan doorstromen. We zorgen dus dat onze afdelingen, onze QRM cellen, de dobbers zijn die qua capaciteit op en neer kunnen bewegen op de golven van de klantvraag. Het mooie is dat dit niet alleen poëtisch klinkt maar in de praktijk ook echt blijkt te werken!
Quick Response Manufacturing planning
Plan je dan nog wel iets als je volgens de principes van QRM wilt werken? En heb nog wel iets aan automatisering? Op beide vragen is het antwoord: zeer zeker wel. Om te beginnen wil je weten wanneer je welke order just in time moet vrijgeven voor productie zodat deze op tijd klaar is. Met honderden of duizenden orders in portefeuille is dat voor een mens niet meer te doen. Je hebt dus een planning nodig en de computer kan helpen met het maken van die Lean- of QRM planning. Ook wil je uitzonderingen snel inzichtelijk maken door de voortgang van elke order te monitoren. En is het niet mooi dat je de golven al in het voren kunt zien aankomen zodat je daarop kunt anticiperen? Software kan daarmee helpen. Automatisering kan verder ondersteunen met het pull mechanisme zodat de doorstroom van orders verder wordt bevorderd. En het kan helpen met het geven van inzicht in waar de meeste ruimte voor verdere verbetering in je organisatie zit. Productieplanning zoals we dat vroeger deden kan dus inderdaad in de prullenbak maar er komt iets beters voor terug.
Om de komende decennia te kunnen overleven, is het omschakelen van schuiven met orders naar schuiven met flexibele capaciteit onvermijdelijk voor een groot deel van de Nederlandse productiebedrijven. Dat is voor sommige mensen nog moeilijk te bevatten of te accepteren, net zoals de gevolgen die dat heeft voor productieplanning. Gelukkig ervaart een steeds groter wordende groep mensen in de praktijk dat Lean- of QRM-achtige werkwijzen de weg vrijmaken voor meer succes en continuïteit. Dat succes kunnen we ook in de praktijk laten zien. Neem gerust contact met mij op om dat succes zelf te zien of om van gedachten te wisselen wat dit alles voor uw bedrijf betekent.
